E-Mail-Signaturverwaltung

Was ist das überhaupt?

E-Mail-Signaturen – klingt nach einem einfachen Thema, oder?
Deshalb kann man bei dem Begriff „E-Mail-Signaturverwaltung“ den Eindruck haben, dass es sich um die Verwicklung des Einfachen handelt. Bevor wir jedoch erklären, was die E-Mail-Signaturverwaltung ist, werfen wir einen Blick auf die Rolle der E-Mail-Signaturen selbst. 

Leute nutzen E-Mail-Signaturen hauptsächlich, um Empfänger wissen zu lassen, wer am anderen Ende schreibt. Nur Ihren Vor- und Nachnamen direkt unter jede Nachricht einzufügen scheint vielen ausreichend zu sein. In der Tat wäre das aber eine große Verschwendung. E-Mail-Signaturen bieten nämlich großes Potential. Im Weiteren erfahren Sie, wie Sie ihn nutzen.

Warum E-Mail-Signaturen nutzen?
E-Mail-Signaturen bieten viel mehr als nur die Möglichkeit, Ihren Vornamen und Ihre Anrede anzugeben. Wenn Sie sich eine E-Mail-Signatur anschauen, haben Sie bereits eine Idee über die Detailtreue des Absenders und dessen Einstellung zum Kunden. Kurz gesagt, sie zeugen von der Professionalität des Absenders. Von Ihrer Professionalität.

Kontaktdetails
Es ist für Ihre Empfänger normalerweise offensichtlich, wie Ihre E-Mail-Adresse lautet. Aber das ist nicht der einzige Weg, Sie zu erreichen, oder? Aus diesem Grund ist es immer eine gute Idee, einen Teams- / Zoom-Anruflink, eine Telefonnummer oder alternative E-Mail-Adressen hinzuzufügen, falls jemand Sie sofort erreichen muss. 

Social Media Buttons
Wegen sozialen Medien wird die E-Mail-Kommunikation bald verwaltet sein. Diese und ähnliche Behauptungen hörten wir noch vor einigen Zeit. Heute wissen wir schon, dass es nicht der Fall ist. Dennoch sind soziale Medien perfekt dafür geeignet, mehr über Firmen zu erfahren und mit Kunden zu verbinden. Fügen Sie daher Social Media Buttons Ihrer E-Mail-Signatur hinzu und sie werden bestimmt angeklickt. Vielleicht gewinnen Sie dabei nicht sofort neue Followers, aber so sehen Ihre Empfänger, dass Ihre Profile nicht tot sind. 

Marketingbanner
Denken Sie daran, wie viele E-Mails Sie schicken. Und wie viele E-Mails schickt täglich Ihre Firma. Jede E-Mail bietet eine Möglichkeit, interessante Angebote anzuhängen und Ihre Nachricht zu verbreiten.

Wettbewerbsvorteile
Haben Sie eine Auszeichnung oder Zertifizierung, die es belegt, dass Sie die beste Wahl sind? Oder haben Sie ein atemberaubendes Portfolio? Heben Sie in Ihrer E-Mail-Signatur hervor, was Sie oder Ihr Unternehmen so besonders macht.

Umfragen
Es ist für jeden Unternehmen äußerst wichtig zu wissen, was Ihre Kunden denken. Das Feedback ist entscheidend, um zu erfahren, was Sie richtig und falsch machen. Und während es immer schwieriger wird, Menschen zum Ausfüllen von 15-Minuten-Fragebögen zu überreden, E-Mail-Signaturen bieten einen anderen Ansatz: Ein-Klick-CSAT-Umfragen. Die meisten Kunden freuen sich darüber, ihre Meinung äußern zu können, ohne dass sie ihre kostbare Zeit verschwenden. Gleichzeitig erhalten Sie eine bessere Rücklaufquote und wertvolles Feedback.

Disclaimer
Sie können sie hassen oder für nutzlos halten. Die Wahrheit ist aber, dass die meisten Unternehmen einen guten Grund dafür haben, E-Mail-Disclaimer zu verwenden. Unternehmensrichtlinien, Datenschutzerklärung, AGB oder Abbestelllinks fallen unter die Compliance-Kategorie. 

Was ist E-Mail-Signaturverwaltung?
Um den Begriff zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, dass ein Unternehmen diesbezüglich unterschiedliche Bedürfnisse als eine einzelne Person hat. Privat können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine professionelle E-Mail-Signatur zu erhalten und diese ab und zu erfrischen. Wenn Sie Ihr Handynummer ändern, werden Sie sie auch in der Signatur aktualisieren. Keine große Sache.

Bei Unternehmen ist das Problem nicht so einfach. Möglicherweise haben Sie schon so einen Disclaimer gesehen (oder einen ähnlichen): "Die Ansichten und Meinungen dieses Benutzers widerspiegeln das Unternehmen nicht". Klare Sache. In der Tat trägt jedoch jeder einzelne Mitarbeiter dazu, Ihr Markenimage aufzubauen oder zu ruinieren.

Wenn also ein Mitarbeiter eine E-Mail ohne E-Mail-Signatur sendet, verliert Ihr Unternehmen viele Möglichkeiten. Ihre Markenimage und -identität sollten dabei aber nicht viel verlieren. Es wird problematisch, wenn ein Mitarbeiter eine Signatur sendet, die die Standards nicht einhält: Sie wird nicht korrekt angezeigt, enthält ein benutzerdefiniertes, kreatives Branding oder veraltete Kontaktangaben. Dies kann aus Sicht der Empfänger von Ihrer fehlenden Professionalität zeugen. 

Und seien wir ehrlich: Nicht jeder muss wissen, wie man eine E-Mail-Signatur erstellt und dabei sicherstellt, dass sie richtige HTML-Codierung hat.

Deshalb sollten Sie die Erstellung von geschäftlichen E-Mail-Signaturen
Nicht einzelnen Mitarbeitern überlassen
.

Nun, kleinere Unternehmen können es sich normalerweise leisten, jemanden mit technischer Vorliebe gelegentlich dazu delegieren, E-Mail-Signaturen manuell zu erstellen. In Zeiten der Fernarbeit wird diese Aufgabe zwar etwas komplizierter, aber nicht unmöglich.

Bei größeren Unternehmen stellen E-Mail-Signaturen ein wichtiges Kapital dar. Sie bieten nämlich viele Marketingmöglichkeiten und tragen zum Aufbau Ihrer Marke bei. Daher sollten Sie sie nicht übersehen. Das Marketing-Team sorgt dafür, dass die Signaturen professionell aussehen. Es ist jedoch fast unmöglich, alles aus der Ferne einzurichten. Insbesondere, wenn jeder Benutzer mehr als einen E-Mail-Client nutzt und einige dieser Clients möglicherweise keine HTML-E-Mail-Signaturen unterstützen.
Und genau hier rettet die E-Mail-Signaturverwaltung die Lage.

Wie verwaltet man E-Mail-Signaturen?
Wenn Sie Microsoft 365 oder Exchange Server für Ihre E-Mails nutzen, gibt es nur eine richtige Antwort:

CodeTwo Lösungen


Warum? CodeTwo Email Signatures for Office 365 macht die E-Mail-Signaturverwaltung zum Spaziergang. Und so geht’s:

  1. Sie starten eine kostenlose Trial-Version für Ihren Tenant.
  2. Das Marketing-Team richtet eine einheitliche E-Mail-Signatur für das ganze Unternehmen ein (oder für individuelle Teams). Alles geschieht in einem einfacher Editor für Signaturvorlagen: Keine HTML-Kenntnis erforderlich.
  3. Sie bestimmen Bedingungen und Ausnahmen nach Ihren Bedarf und speichern sie.
  4. Ab jetzt bekommt jede E-Mail, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet wird, die einheitliche E-Mail-Signatur mit Benutzerdaten gezogen aus Azure Active Directory.

Die Lösung erfindet die E-Mail-Signaturen des Unternehmens völlig neu. Das Marketing-Team kann seiner Fantasie freien Lauf lassen und die Signaturvorlage in Sekundenschnelle aufpeppen. Und Ihre IT-Abteilung muss sich nicht mehr darum kümmern, stundenlang E-Mail-Signaturen zu updaten. 

Warum CodeTwo-Lösungen?
Es gibt viele Lösungen und Anbieter, die Dienste zum E-Mail-Signaturverwaltung liefern. "Warum CodeTwo?" ist also eine berechtigte Frage.

CodeTwo reagiert auf das Feedback ihren Kunden. Es sind das Feedback und die Anforderungen der Unternehmen auf der ganzen Welt, die CodeTwo-Produkte zu dem gemacht haben, was sie heute sind. Deshalb sind wir Partner von CodeTwo. Hier geben wir Ihnen einen kurzen Einblick darin, was Sie mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 erhalten:

  • Eingebettete Bilder, die Empfänger jedes Mal beim Öffnen einer E-Mail sehen.
  • E-Mail-Signaturverwaltung von jedem Gerät und E-Mail-Signaturen in E-Mails, die von jedem E-Mail-Client gesendet werden.
  • Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen. So wissen Ihre Empfänger, dass sie nicht mit Bots sprechen.
  • Unterschiedliche Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten.
  • Verfolgung der E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen.
  • Zusätzliche Elemente wie CSAT-Umfragen oder Planungslinks in E-Mail-Signaturen.
  • Und vieles mehr.

 

CodeTwo Email Signaturverwaltung
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