ShareGate Apricot

Wie man Teams mit ShareGate Apricot besser verwaltet und sichert

Bei der Einführung von ShareGate Apricot (im Jahr 2019) nannte ShareGate das Tool selbst "Ihren neuen persönlichen Assistenten für Microsoft 365-Gruppen- und Teams-Governance" – und er wird seinem Ruf gerecht. Seitdem hat das Team von ShareGate das einfache und benutzerfreundliche Tool um weitere Funktionen erweitert, damit Sie Ihre Gruppen und Teams besser verwalten und schützen können

Was ist ShareGate Apricot?

ShareGate Apricot ist eine einfache und benutzerfreundliche Software, die Sie bei der richtigen Verwendung von Teams unterstützt und gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle bietet, die erforderlich ist, um Benutzern genau das richtige Maß an Freiheit zu geben.

Was ShareGate anders macht?

ShareGate Apricot ist ein automatisiertes Governance-Tool für Microsoft Teams, das Ihnen hilft, Teams besser zu verwalten und zu schützen. Es ist kein Ersatz für Ihr Microsoft 365 Admin Center oder Microsoft Teams Admin Center. Stattdessen ergänzt ShareGate Apricot das, was Sie bereits verwenden, indem es Ihnen benutzerfreundliche, intuitive und automatisierbare Tools bietet, um Ihre Teams während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und gleichzeitig die sensiblen Daten Ihres Unternehmens zu schützen, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Personen Zugriff auf richtigen Dinge haben.

ShareGate Apricot tut dies:

  • ShareGate Apricot ermöglicht es Ihnen, sich an einem zentralen Ort einen Überblick über alle Ihre Teams und die zugehörigen Aktivitäten zu verschaffen
  • Täglicher Scan Ihres Tenants, um potenzielle Probleme automatisch zu erkennen
  • Unterstützung beim Festlegen von Benutzerrichtlinien

Durch die verbesserte Zusammenarbeit können Sie mehr Zeit für die Überprüfung und Einführung geeigneter Governance-Richtlinien aufwenden, die die Organisation und Sicherheit Ihrer Teams-Umgebung gewährleisten.

Was können Sie mit ShareGate Apricot erwarten?

Vielleicht haben Sie inzwischen einige wiederkehrende Themen bemerkt: Effizienz, Automatisierung und Einfachheit. ShareGate weiß, dass Sie als IT-Administrator viel zu tun haben. Deshalb sollen die Tools von ShareGate Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter und genauer zu erledigen. Deshalb können Sie mit ShareGate Apricot Folgendes erwarten:

  • Transparenz über alle Ihre Teams - aus einer einzigen Quelle
  • Verringerung des Wildwuchses durch einfaches Aufräumen alter Teams
  • Verstehen, warum Benutzer Teams erstellen und wie sie diese nutzen
  • Sicherstellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dinge haben

Darüber hinaus beinhaltet das ShareGate-Abonnement den Zugriff auf ShareGate Desktop, das erstklassige Teams- und SharePoint-Migrationstool, mit dem Sie Ihre Teams-Umgebung ganz einfach reorganisieren und Teams und Kanäle genau dorthin verschieben können, wo Sie es wünschen.

Die Probleme, die ShareGate Apricot löst, sind unter anderem

Inaktive Teams
Mit der Zeit laufen Teams aus und werden somit inaktiv. Ohne angemessene Überwachung stapeln sich diese inaktiven Teams schnell in Ihrem Tenant, sodass es für Sie immer schwieriger wird, den Status der einzelnen Teams im Auge zu behalten.
Glücklicherweise ist das Aufräumen inaktiver Teams mit ShareGate Apricot ein Kinderspiel, da es Ihnen erlaubt, die Hilfe der Teameigentümer in Anspruch zu nehmen und sie aufzufordern, Maßnahmen zu ergreifen, indem sie ihr inaktives Team entweder behalten, löschen oder archivieren.

ShareGate Interface Inactivity Detection

Verwaiste Teams
Ein verwaistes Team ist ein Team, das ohne einen Teameigentümer existiert, so dass niemand verantwortlich ist. Ohne einen Besitzer gibt es niemanden, der Entscheidungen über die Genehmigung oder Ablehnung von Mitgliedschaftsanfragen trifft, entscheidet, was zu tun ist, wenn das Team inaktiv geworden ist oder die Einstellungen des Teams verwaltet.
Diese Teams zu identifizieren oder zu entscheiden, welches Teammitglied zum Eigentümer gemacht werden soll, kann sowohl zeitaufwändig als auch arbeitsintensiv sein. Mit Hilfe von ShareGate Apricot können Sie jedoch verwaiste Teams mit ein paar Klicks identifizieren und Maßnahmen ergreifen.

Zweck von Team
Viele Unternehmen haben Teams im letzten Jahr aus der Not heraus eingeführt, ohne eine klare Governance-Strategie zu haben. Das Ergebnis war ein Anstieg der Teamerstellung, während viele IT-Administratoren über den Zweck dieser Teams im Unklaren blieben.
Wenn dies auch auf Sie zutrifft, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten, den Zweck hinter den Teams in Ihrer Umgebung zu verstehen und zu erkennen, ob sie ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen. Microsofts aktueller Selbstbedienungsprozess zur Teamerstellung erfordert nur minimale Informationen vom Benutzer, nämlich einen Teamnamen und ob es öffentlich oder privat ist. Das reicht nicht aus, um besser zu verstehen, wie die Mitarbeiter Teams nutzen und annehmen.
Aus diesem Grund hat ShareGate Apricot Zweck-Tags eingeführt, die dabei helfen, jedes Team in Ihrem Tenant zu kategorisieren, sodass Sie diese Informationen nutzen können, um Ihre Governance-Richtlinien anzupassen.

ShareGate Interface Purpose-Tags

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